十六、総務とはどのような職場?

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総務部門は、簡略に言えば社内および、社外に対して、会社を円滑に運営する幅広い役を果たします。庶務やアドミ(英語のAdministration)とも呼ばれます。

(一)社内対応
社内に対しては会社運営の効率化、IT化、建物や設備などの施設計画、光熱費などエネルギー計画、災害・安全・環境対策、保安などを行ないます。従業員の活性化のための表彰、社員旅行、忘年会などイベント企画も主催します。重要さを増す秘匿対策と管理、労働組合対策も対応の範疇です。
経営トップが日常活動するための秘書役も、この部門に属することが多いのです。
日程管理、訪問者管理、会議室・応接室管理、食事の準備、車の準備、車両や航空券予約、ホテル予約、訪問先への連絡・確認などありとあらゆることへの対応が求められます。

(二)社外対応
社外に対しては、会社のイメージ戦略、会社紹介(パンフレット、ホームページ)、地域対策(騒音、通勤路、地域行事など)マスコミ対応などが役割です。株主総会の際は、会場、手順、資料など総務が中心となり、準備に完璧を期さねばなりません。

近年は業務提携や分社、あるいは海外との契約も多くなりました。そうした場合、調印は経営トップであり、このようなときにも総務部は関連します。利害関係の調整では相互の思惑が異なり、容易にはまとまらないのが普通です。大手の企業であれば法務部門が独立した組織として存在し、契約業務をまとめます。中小企業の多くは、総務部門が直轄する顧問弁護士などにゆだねるケースが多いのです。

製造やサービスの事業を行っていれば、大なり小なりトラブルはつきものです。
現実には従業員の公序良俗に反する行為が発生することもあります。設備の騒音や悪臭など環境問題も近隣との間で起きかねません。企業イメージ保全のため、訴訟や問題が表面化するまでに何とか食い止めるのも総務部の仕事の範疇です。

企業としての公式な外部への発表は広報担当が窓口となって行います。
マスコミ、株主、自治体などが対象になり、企業のイメージアップ、業績、製品・サービスなど様々な情報が発信されます。
発表の内容は良いことがすべてではありません。製品のリコール、経営不振など、社会に影響を及ぼす情報も開示が必要です。
広報は通常個別製品やサービスについての宣伝に関しては対象外としております。これらは販売戦略の一環として独立した宣伝部が担当します。
会社の規模によって、総務部の中に人事、宣伝広告、情報管理などを含むケースもあります。
大きな企業体では、秘書室、施設管理、情報管理、広報などを分離しているケースも多くあります。

(三)期待される人物像、自己能力の向上
以上のように、総務は、社内外の様々なサービスや対応の役目を果たしています。交渉毎も多いので、説得力に長けており、且つきめ細かなサービス精神が期待される部門です。可能な限り目配り気配りで先手を打ち、経営トップや企業活動をサポートすべき人材が適任と言えます。経営トップには極めて近く、連絡先や行動日程などプライバシーを知ることとなるので、秘匿を順守し信頼ある人でなければなりません。
総務部門は社内・社外のトップレベルの人と交流することが多いので、幅広い人脈が形成できるメリットがあります。人脈は個人にとっても一生の大きな財産です。常に経営トップに接していることから、若い時から経営の多様な考え方、あらゆる事象への対処方法など豊富で生きたマネージメント力を培うことが可能です。
日々の業務では雑多な情報が入るので、それらの中から重要性や信頼性を見極める能力も培われます。いざという時、どのように判断し行動するか役に立つことでしょう。契約面では商法や六法に詳しい人材も求められます。
多様な能力が求められ、養われる部門と言えます。

総合すると接客やマナーなどの人材教育やコンサルタントの道が開けています。法では社内弁護士的な役割を果たすので、法の知識が業務を通じて得られることでしょう。弁護士になるには、さらなる勉強が必要でしょうが、生々しいケーススタディは豊富に積むことができるので資格取得への足がかりにはなるに違いないと考えます。

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